Uzaktan çalışma modeli kalıcı hale geliyor

Dünyamız son 1 yılı aşkın süredir covid-19 pandemisiyle kıyasıya mücadele ediyor. Dünya Sağlık Örgütü (WHO)’un, 11 Mart 2020 tarihinde Covid-19’u pandemi ilan etmesinin ardından, henüz ne zaman biteceği belli olmayan bir kaosun içine girdik. Salgının ilk aylarında, milyarlarca insan evlerine hapsolurken, milyonlarca işletme kapılarına kilit vurdu. Ülke ekonomilerini ciddi oranda sarsan ve sarsmaya devam eden pandemi karşısında, çıkış yolu arayan işletmeler de, geçen yıldan itibaren yoğun olarak uzaktan çalışma modeline geçtiler. Finans, yazılım, hukuk, dijital pazarlama, sağlık, e-ticaret, perakende gibi birçok sektörde uzaktan çalışma son bir yıldır yoğun olarak gerçekleşiyor. 

Uzaktan çalışma modelinin yaygınlaşmasıyla birlikte, Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı tarafından hazırlanan Uzaktan Çalışma Yönetmeliği, 10 Mart 2021 tarihli Resmi Gazete’de yayımlandı.

Yönetmelikte, uzaktan çalışmanın usul ve esasları açıklandı 
Uzaktan çalışma modelini kısaca tanımlarsak, işverenin iş organizasyonu kapsamında, çalışanların yapacakları işleri işyerlerinin dışındaki herhangi bir ortamda (ev gibi) yerine getirmesidir. Son aylarda yoğun olarak iş hayatına yerleşen uzaktan çalışma ile ilgili Bakanlığın yayınladığı yönetmelikte, işverenler ve çalışanlar açısından, uzaktan çalışmanın usul ve esasları açıklandı. İşverenler ve çalışanlar arasında, işin şekli, süresi, ücreti, işveren tarafından sağlanacak iş araçları ve ekipmanlarının belirlenmesi gibi ilgili tüm konuları kapsayacak bir iş sözleşmesinin yazılı bir şekilde yapılması gerektiği ifade edildi. İşe dair tüm verilerin korunması noktasında, işletme kurallarının sözleşmede açık olarak belirtilmesi ve çalışanların buna uymasının zorunlu olduğu kaydedildi. İşverenlerin, çalışanlarının iş sağlığı ve güvenliğinden sorumlu olduğu, bu konuda eğitimler ve bilgilendirmeler yapması gerektiği bildirildi. İşin yapılması sırasında oluşacak elektrik, ısınma, internet gibi ilave maliyetlerin nasıl karşılanacağının ise, işverenler ve çalışanlar arasında karşılıklı anlaşmayla belirleneceği ifade edildi. Ayrıca, tehlikeli kimyasal madde ve radyoaktif maddeler ile çalışanların uzaktan çalışma yapamayacağının altı çizildi. Aynı maddede, bazı kamu kurumları ve milli güvenlik açısından stratejik olan birimlerin de uzaktan çalışma yapamayacağı kaydedildi. 

Uzaktan çalışma modelinin püf noktaları nelerdir?  
Gelecekte daha yoğun olarak hayatımıza girecek olan “uzaktan çalışma- home ofis çalışma”, pandemi nedeniyle global çapta öne çekilmiş oldu. Dijital dönüşüm sayesinde, zaman ve mekandan bağımsız bir şekilde yapılan iş süreçlerini, etkin bir şekilde yönetebilmenin püf noktaları şunlardır: 

1-İşletme tarafından; çalışanları, tedarikçileri, müşterileri ve çözüm ortakları ile güvene dayalı açık bir iletişim kurulmalıdır. İş sürecini uzaktan yönetirken, mesafelerin bağları zayıflatmasının önüne geçmek için sanal toplantılar yapılabilir. Bu dönemde liderlerin ve üst düzey yöneticilerin, görüşlerini ve geri bildirimlerini ekosistemlerine düzenli olarak aktarması önemlidir. 

2-İş planları, iş yerinde olduğu gibi yapılmalıdır. Evden çalışmanın da, tıpkı ofisteki çalışma disiplini ve sorumluluğu ile aynı olduğu bilinmelidir. Home ofis çalışırken, öncelikle konsantrasyonun sağlanabileceği uygun bir çalışma alanı ve masası oluşturulmalıdır. 

3-Çalışanların, tedarikçilerin, iş ve çözüm ortaklarının iş akışları ve görevleri etkin şekilde belirlenmelidir. Çalışmalar uzaktan yapılsa da, ekosisteme dahil olan tüm kesimler arasında “ekip ruhu” oluşturulması zaruridir. Bu süreçte, çalışanlara ve ekosisteme daima pozitif mesajların verilmesi de önemlidir. 

4-Uzaktan çalışma sürecinde işçi ve işverenin beklentilerini sağlamak ve aralarındaki ilişkiyi güçlendirmek için doğru bir performans yönetimi sistemi kurmak gerekiyor. Çalışanların oluşturduğu verileri toplama ve kontrol etme sürecini daha verimli bir hale getirmek, işletmelerin ana hedefleri arasına yer almalıdır. Uzaktan çalışma ortamında işletmelerin karşılaştığı tüm zorluklara tek elden çözüm olan UyumHRM gibi bütünleşik bir İK yazılımları tercih edilmelidir.

5-Uzaktan çalışma modelinde iş süreçlerini kolaylaştıran ve gelişen teknolojik araçlar, programlar ve uygulamalar yakından takip edilmelidir. İşletmelerin dijital dönüşümüne rehberlik eden, Türkiye’nin inovasyon lideri olan Uyumsoft Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri AŞ, temassız ticaret çözümleri ile işletmelerin uçtan uca dijital dönüşümünü sağlamaktadır. Uyumsoft’un mobil ve web tabanlı UyumERP ve e-Belge (e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye vd) uygulamaları sayesinde, yerli ve global işletmeler, pandemi süreci dahil ticari faaliyetlerini hiç durdurmadan, zaman ve mekan bağımsız olarak, kesintisiz bir şekilde “uçtan uca temassız ticaret” olarak yönetmeye devam etmektedir.